プレスリリース

〜 会議DXで属人的な会議進行を脱却、会議進行の標準化で会議の生産性を向上 〜

株式会社SmartMeeting（本社：東京都港区、代表取締役：岡本 剛典）が運営するクラウド会議改善サービス「SmartMeeting（スマートミーティング）」は、会議のファシリテーションを支援する「タイムキーパー」機能を2022年9月8日に公開しました。
[画像: https://prtimes.jp/i/46395/14/resize/d46395-14-b36e9327f8f6c55eb3c9-0.jpg ]

■ 「タイムキーパー」機能の開発背景
会議はチームの現状や課題を共有し、課題解決に向けた議論を行い、施策の方針や具体的なアクションを決める場です。その中でもファシリテーターは、会議の議論を円滑に進めるために非常に重要な役割です。

さらに近年、働き方の多様化により、オンライン・オフラインのハイブリット会議が浸透し、ファシリテーターの重要度が上がっています。そのため、SmartMeetingをご利用いただく中で「従業員のファシリテーションスキルを標準化したい」「会議のゴールに向けてスムーズな進行を行いたい」といった声をいただき、これらの課題を解決するための「タイムキーパー」機能を開発しました。

■ 「タイムキーパー」機能の特長
「タイムキーパー」機能は議題ごとに進行方法と時間配分を設計・実行できる機能です。
この機能により、ファシリテーターの勘と経験に依存している会議進行を標準化でき、チームの会議進行に再現性を担保し、誰もが会議のゴールを達成しやすくなる会議進行を可能にします。

(1) 議題ごとに進め方と時間配分が設計できる
会議の議題で「共有」や「議論」など議題の目的を明確にしている方は多いかと思いますが、それぞれの議題の「進め方」まで設計されている方は少ないのではないでしょうか。
そのため、参加者全員が、議論の事前情報を読み込むための時間なのか、それとも議題について議論する時間なのか、の共通認識が取れておらず、ファシリテーターが苦労することが多かったかと思います。

そこで、「タイムキーパー」機能を使えば、議題ごとの進め方とそれらの時間配分を事前に準備できるため、効果的な会議準備を可能とします。

[動画1: https://www.youtube.com/watch?v=XykFSgoLkRc ]




(2) 設計した通りに進行が行えるよう自動でタイマーが起動する
議論を進めていくと、話が脱線してしまうこともしばしば…
ファシリテーターとして議論をもとに戻したい時、なんて声を掛けたらいいんだろう、声をかけるのが気まずい…経験をされた方が多いのではないでしょうか。
そこで、「タイムキーパー」機能をご利用いただければ、事前に設計した時間配分で、タイマーが起動。残り時間が短くなると タイムエリアが青色から赤色に変化したり、設計した時間が0になると音でお知らせしてくれるため、ファシリテーターの会議進行の負担を和らげます。
また、指定した時間までをカウントダウンして表示してくれるので、終わりの時間を意識した議論が可能です。
[動画2: https://www.youtube.com/watch?v=gBfxPfg_Gjo ]



■ 今後の展開
SmartMeetingは会議前・会議中・会議後に行われていた「個人の工夫」「ルールの運用」などに依存しない一連の会議体験を改善するサービスです。今後は、参加者が自分自身の意思や意見の表明ができる機能や議事録に記載された意見に対してリアクションできる機能を実装し、ファシリテーターの「参加者の意思や状態がわかりづらいため話を振りづらい」といった課題を解決してまいります。

そして、チームで仕事を進めるために必要な会議の生産性を向上させる「クラウド会議改善サービス」として、勘と経験に頼った会議進行を機能で標準化・効率化し、SmartMeetingに蓄積された会議データを活用した会議改善の実現により、チームの成果創出に向けた会議運営の支援を促進して参ります。

■ クラウド会議改善サービス「SmartMeeting」について
SmartMeetingは、会議の生産性を向上するクラウドサービスです。会議の生産性向上の支援に向けて、「社歴・役職問わず誰もがアクション・成果につながる会議の実現」や「会議データの分析から組織の生産性向上・全社的な会議改善に貢献」。具体的には、会議に特化した議事録を起点に、適切な事前準備・目的を達成しやすい議論・資産価値の高い議事録作成といった体験を提供し、導入企業様の会議の価値を最大化します。

良い会議を増やすことで労働生産性を大きく向上させ、働き方改革やテレワークでの「会議の新しい形」を提唱します。

SmartMeetingのサービスサイト : https://www.smart-meeting.jp/

■ 会社概要
・社名：株式会社SmartMeeting
・代表取締役：岡本 剛典
・事業内容：クラウド会議改善サービス「SmartMeeting」の企画・開発・運営・販売
・設立：2019年4月1日
・本社：東京都港区六本木3-2-1 住友不動産六本木グランドタワー
・企業URL：https://smart-meeting.co.jp/

プレスリリース提供：PR TIMES