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上手なシステム運用の５カ条

「自社の営業支援や顧客管理のシステムが、現実的には運用できていない。このままでは、宝の持ち腐れだ…」
　仕事柄、このような経営者の嘆きをよく耳にします。そこで今週は、こういったシステムを上手に運用させるための5カ条をお教えしましょう。

  1)機能を増やしすぎない
  ニーズの多様化に対応すべくひとつでも機能を増やそうとするのは良いのですが、「多芸は無芸」と申します。あれもこれもできるというシステムは、結局なにもできないのと同じです。あくまで、現在の業務に即した機能だけを備えたシステムを選びましょう。逆に、現状で機能が多すぎる場合は、機能を絞ってみましょう。

  2)入力項目を増やしすぎない
  システム画面への入力項目が多すぎると、営業担当者は負担を感じ、入力しなくなります。情報を収集することよりも、「まずは入力させる」ことを考えましょう。

  3)入力の目的を説明する
  一方的に「データを入力しろ」と指示するだけでは、現場は納得しません。なぜデータを入力するのか、その結果会社がどうなろうとしているのかを経営者自ら説明することが大切です。

  4)入力したデータは、社内にフィードバックする
  入力したデータの分析結果は会議などの機会に、必ずフィードバックしましょう。社内で情報を共有することにより「データを入力しないと、正確な分析結果が出ない」と営業担当者が身を持って実感できます。

  5)リーダーが率先して入力する
  指示する前に、まずは自ら動くこと。部下は、上司の背中を見て育つのです。

　この５つが実践できれば、どのようなシステムでも、必ず運用できることになります。

システムは、機能ではなく、運用者の立場を優先しないと失敗します。乗用車を購入するために、F1レースで見られるようなスポーツカーを選ぶ人はほとんどいません。運搬用か、買い物か、あるいは子供の送り迎え用や旅行用か。用途によって選ぶ車種も変わります。

システムも同じです。目先の多機能に捉われず、あくまでも運用者の立場を優先して考えること、そして、「乗り手」である運用者の成長とともに機能などを追加し、システムも同じ速度で成長させることです。
さらに、その際に、迷ったり、どうしていいかわからなかったりしても、業務とシステムについて気軽に質問できる優秀なパートナーがいれば心強いですね。運用者とシステムとの間に立って、いま、現場で行うべきこと、システム製作者が行うべきこと、それぞれを客観的に把握し、アドバイスできる存在があれば、システムという存在が売り上げを生む仕組みに大きく貢献すると思います。

  ポイントはただ１つ、「ITとは目的ではなく、道具である」
このようなとらえ方をすることによって、ITは御社のビジネスチャンスを無限に広げてくれるでしょう。（随念 正幸）


（フジサンケイビジネスアイ　2008年3月17日掲載）
（ベンチャーファクトリーニュース　2008年5・6月号掲載）

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